こんにちは、モッティです。
2021/11/23(火祝)にゲスト参加も含めたゲーム練習会を開催しました。参加していただきありがとうございました。
今回はゲーム練習会の準備など開催に必要なことについてご紹介します。
これからゲーム練習会やミニ大会などを主催したい方の参考になれば幸いです。
ゲーム練習会の開催に必要なこと
まずは事前準備に必要なことについて説明します。
１．事前準備
１）会場予約
ゲーム練習会や大会など、イベントを開催するにはまずは会場がなければ始まりません。
体育館やスポーツセンター、公民館などホームページなどから予約方法を確認します。
今回はWEBで空き状況が確認できるものの予約は電話でするタイプの体育館でした。
市区町村や施設によって予約方法が異なるので必ず確認しましょう。
２）要項作成
場所が取れたら要項を作成します。
要項はWordやExcel、ポスターなどが作れるアプリで作成しても良いですし、メモ帳アプリやブログなどに記載する形式でも良いでしょう。
元々は身内で開催していたゲーム練習会ですが、ゲスト参加の方向けにブログに掲載してTwitterで告知する形式にしました。
他の練習会や大会などでも要項が出回っているので、必要項目は何となく分かると思いますが、最低限以下の項目があれば大丈夫です。
- 日時（開場時間、受付時間、試合開始時間、終了予定時間）
- 場所
- 参加費
- 参加資格
- 定員
- 試合形式（種目、リーグ戦、総当たり、申込試合など）
- 試合ルール（ゲーム数、デュース時の扱いなどのローカルルール、その他）
- 試合球
- 申込方法（WEBの申込フォーム、DMなど）
- 申込期限
- その他（台数や間隔、注意事項など）
３）周知・参加者集め
Twitterやブログ、ホームページなどでイベントの周知をします。
参加いただく方に満足してもらうには以下の要素が重要と考えます。
・多すぎず少なすぎずの適正な人数の参加者がいること
・普段打てない人と打つ機会があること
（その上でレベル感が近い人と打てること）
主催者としては定員内でより多くの方に参加いただけるよう、チームメイトや過去にゲスト参加いただいた方にも知り合いに声かけをお願いしました。
４）備品準備
試合運営にあたっては、ボールやカウンター、必要に応じてメモ帳やボールペンなどを準備します。
その時の開催形式に合わせて必要な備品をリストアップしておくと次に開催するときにも使えるので便利です。
５）組み合わせ等準備
チームイベントが好きな人、嫌いな人がいるので一概にはメリットとはいえませんが、卓球という同じ趣味の人同士が集まっているので、合宿や打上げ・忘年会などのイベントを企画して親睦を深めることで、普段の練習や団体戦での団結力も高まります。
イベント好きであればチームを立ち上げるのも良いかもしれません。
２．当日運営
次に、当日運営に必要なことを説明します。
１）参加者リマインド
開始時間や場所など、当日朝または前日夜に改めてリマインドしておくことで、
- 会場を間違えた
- 開始時間を間違えた
などを防ぐことができ、当日棄権を減らすことができます。
これは余裕があれば対応すると良いでしょう。
２）会場受付
団体貸しでの受付になるので施設の利用方法に従って受付をします。
慌てないように、参加者の方々の入場時間よりも早めに受付を済ませておくと良いです。
３）設営・参加者受付
会場に卓球台を用意したり、試合進行の準備や受付の準備をやりつつ、参加者の受付も行います。
集金漏れがないようにメモ帳や管理台帳などを用意しておくと良いでしょう。
４）ウォーミングアップタイム
準備、受付が終わったら各自ウォーミングアップをしてもらいます。
試合時間が短いといって全くアップせずに入るとケガに繋がる可能性もあるので余裕を持ったスケジューリングをすると良いでしょう。
５）試合進行
試合形式によりますが、予め用意しているプログラムをもとに進行していきます。
総当たりまたはトーナメントのみだと進行もそれほど苦労はしません。
審判ありにすると組み合わせがかなり大変になるので、今回はゲーム練習会ということもあり、セルフ審判で開催しました。
６）試合終了、片付け
総当たりの場合は最後まで終わらない可能性もありますが、片付け、撤収時間を考慮して試合終了を合図します。
キリの悪い試合に関しては、終わる目処があれば、他の台の片付けと並行するなど柔軟に対応するのが良いでしょう。
７）撤収
片付け忘れやゴミの放置、忘れ物がないかを確認して撤収します。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
このような流れで事前準備や当日運営をしています。
P4MATCHを利用すれば流れはだいたい同じですが、以下の作業が不要になり、負担が軽減されます。
- 申込受付（フォーム作成の準備やメール返信など）
- プログラム、組合せ作成、印刷、製本
- 当日受付（一部の参加者は本部で受付する場合もあり）
- 試合進行（スムーズな進行のために台の入れ替えなどサポートが発生する場合あり）
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